УТВЕРЖДАЮ:
Директор МБУ «Зейская
городская библиотека»
_________ И. А. Парубенко
«___» ___________ 200__г.
ПОЛОЖЕНИЕ
О библиотечном фонде, его комплектовании и учёте
муниципального бюджетного учреждение
«Зейская городская библиотека»
Основные понятия:
Основные понятия данного положения определены ГОСТом 7.76-96, введенного в действие 01.01.1998.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на ней информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.
Фонд — упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, предназначенная для использования и хранения.
Формирование фонда — совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами.
Организация фонда — совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.
Управление фондом — регулирование состава, объема и структура фонда в соответствии с задачами библиотеки, информационного центра и потребностями абонентов.
Комплектование фонда — процесс ввода документов в фонд после проверки на соответствие, учета и обработки.
Балансовая стоимость фонда — стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
Движение фонда — процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
1. Общие положения
1.1. Библиотечный фонд представляет собой упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки, предназначенная для использования и хранения.
1.2. Исходя из этого определения, важнейшими функциями библиотечного фонда будут кумулятивная, мемориальная, коммуникативная. Претворить в жизнь эти социальные функции технологические процессы формирования библиотечного фонда: моделирование, комплектование, учет, обработка документов, расстановка и размещение документов, организация его хранения, использование, управление фондом.
1.3. Данное положение разработано с целью организации комплектования фонда и его учета в муниципальном бюджетном учреждении «Зейская городская библиотека» (далее — МБУ ЗГБ) в соответствии с Положением «Об организации библиотечного обслуживания на территории г Зея.», утвержденного решением Зейского городского Совета народных депутатов №207 от 27.09.2006.
1.4. Положение разработано в соответствии с Уставом учреждения, является основным документом по комплектованию и учету фонда МБУ «Зейская городская библиотека».
1.5. Положение разработано на основе:
- Минимального социального стандарта деятельности муниципальных общедоступных библиотек Амурской области, утвержденного постановлением коллегии Министерства культуры и архивного дела Амурской области 31.01.2008г.;
- Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 02.12.1998 № 590;
- Методики переоценки библиотечного фонда, разработанной отделом комплектования, обработки и каталогизации АОНБ- Благовещенск,2007., в соответствии с Распоряжением Правительства РФ от 15.11.2002 №1611-р, с изменениями от 02.10.06 № 306/120н/139;
- Стандартов по библиотечному делу.
2. Формирование библиотечного фонда
Технологический цикл формирования библиотечного фонда складывается из ряда взаимосвязанных процессов:
- моделирования
- комплектования
- учета
2.1 Моделирование
2.1.1. Общедоступная библиотека обеспечивает доступ к широкому кругу документов в самых разных формах (книги, периодика, аудио-видиодокументы, электронные документы, СD-ROMы, базы данных, ресурсы Интернет, озвученные книги другие издания специальных форматов и др.), представленных в достаточном количестве.
2.1.2.Основными характеристиками фонда библиотеки являются:
- разумный (оптимальный) объем;
- информативность, соответствие запросам пользователей;
- постоянная обновляемость.
При моделировании библиотечного фонда учитываются следующие параметры:
- Тематический диапазон: перечень отраслей науки, хозяйственной, общественной деятельности, тем, которые соответствуют задачам библиотеки и потребностям ее пользователей.
- Видовой аспект: книги, периодика, аудио-видиодокументы, электронные документы, СD-ROMы, базы данных, ресурсы Интернет, озвученные книги другие издания специальных форматов и др.
- Типологический аспект: научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, информационные и т.д.
- Языковый диапазон
- Географический или краеведческий диапазон
- Хронологическая глубина фонда определяется временем хранения документов с момента их выпуска.
- Потребительская ориентация фонда.
2.2. Комплектование
2.2.1. Нормативный объем фонда общедоступной библиотеки должен определяться, исходя из средней книгообеспеченноси на одного жителя, в городе 3-4 тома на 1 жителя.
2.2.2. Структура фонда библиотеки должна соответствовать следующим требованиям:
- Не менее 10% фонда должны составлять справочные издания;
- Не менее 30% фонда — документы для жителей в возрасте до 15 лет.
- Фонд документов библиотеки для обслуживания детей должен включать обучающие и развивающие игры, программы и т.д.
2.2.3. Фонд библиотеки должен систематически обновляться. Норматив пополнения книжного фонда зависит от годовой книговыдачи и составляет 3,8% от ее числа.
2.2.4. Ресурсы общедоступной библиотеки определены п.4. Минимального социального стандарта деятельности муниципальных общедоступных библиотек Амурской области, утвержденного постановлением коллегии Министерства культуры и архивного дела Амурской области 31.01.2008г.
2.2.5. Фонд библиотеки комплектуется путем приобретения изданий через розничную сеть; изданий полученных из АОНБ; приобретенных по договорам и муниципальным контрактам; полученных в дар; по актам передачи из различных фондов.
2.3. Учет
Для учета библиотечного фонда в МБУ «Зейская городская библиотека» обязательна для применения «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденной Приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 02.12.1998 № 590.
Система учета документов — организационно упорядочения совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.
Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит основой для государственного статистического учета (6-нк), отчетности библиотеки, планирования ее деятельности.
Каждое действие по движению библиотечного фонда подлежит обязательному документированию (прием, выбытие, проверка, передача и т.д.)
2.3.1. Система и порядок учета библиотечного фонда
Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида, материальной конструкции и знаковой природы информации.
Объекты и единицы учета библиотечного фонда определены п.4.«Инструкцией об учете библиотечного фонда».
Библиотека осуществляет суммарный и индивидуальный учет поступающих и выбывающих документов в установленных единицах учета.
Не включаются в фонд, предназначенный для удовлетворения запросов пользователей библиотеки, материалы служебного назначения, в том числе программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников, материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда.
Исключение составляют такие документы, как «Таблицы ББК», «Библиотека и закон»
Оценка стоимости документов, поступающих в библиотеку и выбывающих из ее фондов, производится на основании переоценочных коэффициентов, установленных Правительством РФ, а также с учетом рыночных цен, рекомендаций оценочных организаций, закупочных комиссий, каталогов- прейскурантов на закупку и продажу изданий.
2.3.2. Учет поступлений в фонд библиотеки
Учет поступлений в фонд библиотеки является частью системы управления экономическими процессами отраслей библиотечного делопроизводства.
Учет поступлений документов в фонд библиотеки осуществляется дифференцированно, путем их подразделений на документы постоянного, длительного и временного хранения.
Документам длительного и постоянного хранения присваиваются индивидуальные инвентарные номера.
Документам временного хранения инвентарные номера не присваиваются (б/н).
Формами индивидуального учета каждого экземпляра документа является книжная (запись в инвентарную книгу учета) и карточная (карточка алфавитного и систематического каталогов), регистрационная (для периодических изданий).
Все поступающие документы в фонд библиотеки маркируются, на них проставляются реквизиты принадлежности к фонду библиотеки (штамп: Муниципальное бюджетное учреждение «Зейская городская библиотека»)
Не зависимо от видов хранения, все сведения о поступлении в библиотечный фонд заносятся в суммарную книгу учета библиотечного фонда, по сопроводительному документу.
Запись поступлений в книге суммарного учета библиотечного фонда ежегодно начинается с № 1, с обязательным указанием источника поступления.
Каждое поступление в фонд сопровождается составлением акта, не зависимо от вида поступления (покупка, передача, дар и т.д.)
Все периодические издания не зависимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.
Учет производится один раз в год (по итогам года), с ответствующей записью в «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
2.3.3. Выбытие документов из библиотечного фонда
Выбытие документов из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда.
В каждом акте фиксируется одна причина исключения из библиотечного фонда:
- ветхость (физический износ),
- дефектность,
- устарелость по содержанию,
- дублетность,
- непрофильность,
- утрата (указать конкретные обстоятельства утраты),
- недостача (при проверке фонда).
Понятия (причины исключения) определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.
К акту выбытия прилагается список исключенных изданий из библиотечного фонда.
Списание изданий производится с применением переоценочных коэффициентов, установленных Правительством РФ или рыночных цен, в соответствии с Правилами пользования библиотекой.
Документы, принятые от читателей в замен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и иных документов, принятых от читателей взамен утерянных» На основе сделанных в ней записей составляется акт на поступление и выбытие, который регистрируется в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
Все периодические издания, не зависимо от материальной основы носителя информации, поступившие за текущий год, подлежат списанию.
Списание производится один раз в год, по итогам года, путем составления акта на выбытие с соответствующей записью в «Книги суммарного учета библиотечного фонда».
3. Проверка библиотечного фонда
В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) обязательная проверка фондов производиться:
- при смене материально ответственного лица,
- при выявлении фактов хищения,
- в случаях стихийного бедствия,
- при передаче фонда библиотеки или его части,
- при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Проверка библиотечного фонда осуществляется в соответствии с письмом министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.98 № 16-00-198.
4. Ответственность
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и введен в действие с 1.07.2003г.
Ответственность за правильность организации учета фонда несет администрация и сотрудники библиотеки в соответствии с должностными обязанностями //п.5.2. Инструкции об учете библиотечного фонда.